Prise de RDV des forces terrains

Optimisez les interventions terrains
À travers un processus optimisé et des technologies innovantes, nous vous aidons à optimiser la prise de RDV et à : 

  • Optimiser le taux d’occupation des forces terrains
  • Améliorer l’expérience client (réduction des délais de prise de RDV, développement de l’autonomie du client)
  • Améliorer la visibilité à toutes les étapes du processus

Pour ce faire, nous mettons en oeuvre plusieurs dispositifs :

  • Développement d’un chatbot interfacé avec les plannings des forces terrains, permettant au client de prendre le RDV en toute autonomie
  • Automatisation de certaines tâches (numérotations lors de la campagne de prise de RDV, algorithme d’optimisation de la joignabilité, enquêtes de satisfaction post RDV…)
  • Amélioration de la visibilité client : SMS / email précisant le récapitulatif du RDV, information sur le statut du RDV en temps réel
  • Amélioration de la visibilité force terrain : SMS / email de mémo du RDV

iceberg

Besoins et avantages des entreprises

  • Optimiser les opérations sur le terrain : augmenter la productivité, réduire le temps de travail
  • Activités de contrôle et de documentation : mesure des volumes, du vieillissement et de la conformité aux ANS
  • Améliorer l'expérience client : satisfaction, qualité, temps de résolution

Domaines d'application

  • Avant-vente sur site chez le client, par exemple pour un projet de panneaux solaires.
  • Services d'installation et/ou de configuration, c'est-à-dire dispositifs de connectivité ; jeu de boîtiers ; appareils....
  • Réparation après-vente, c.-à-d. appareils électroménagers blancs
  • Évaluation sur place, c'est-à-dire accidents de la route, rendez-vous chez le médecin.

Contexte général

  • Multiples parties (entreprises et consommateurs) réparties sur l'ensemble du territoire (techniciens, clients finaux, revendeurs, agents, experts, commerçants...)
  • Plusieurs outils sur papier ou hors ligne à l'appui de l'équipe de terrain
  • Processus fragmentés avec une capacité de suivi et une visibilité de bout en bout limitées ou médiocres

Proposition de données Comdata
Fournir des services d'orchestration de Field Force distribués, qui améliorent la performance et l'efficacité des processus, grâce à :

  • Ingénierie du cycle de vie du client (interactions/suivi/visibilité)
  • Algorithme propriétaire pour assurer la meilleure gestion des tentatives de contact, le respect de la date d'échéance et l'optimisation/saturation des ressources de terrain
  • Conception du processus (règles, catégories, priorités, spécifications)
  • Modules d'ordonnancement, de répartition et d'optimisation de la mission
  • KPI'processus de mesure en salle de contrôle' (AHT, Volumes, SLA, Vieillissement et délais, réusinages, ...), performance des Field Force (productivité, efficacité, SLAs) et satisfaction client

Gestion des réclamations en Back-Office

Répondez aux réclamations de façon plus efficace
Nous pouvons vous faire bénéficier de nos 30 ans de savoir-faire en matière de gestion et d’optimisation des traitements Back-Office, activités réalisables en dehors de la phase d’interaction avec le client final (appel/chat) :

  • Gestion des réclamations
  • Saisie, suivi, modification de commande
  • Administration des ventes, activation des services
  • Gestion des erreurs et exceptions de process
  • Activité comptable de premier niveau
  • Gestion des suspicions de fraude
  • Gestion des sinistres

En d’autres termes, si vous avez besoin de gérer :

  • Toutes les opérations qui ne peuvent pas être traitées par le Front-Office directement
  • Tous les traitements qui ne peuvent pas être réalisés en mode selfcare par le client final (Web ou App)
  • Toutes les demandes et les cas non standards et/ou complexes
  • Tous les traitements qui sollicitent
    • un ou plusieurs contributeurs (internes & externes)
    • un ou plusieurs systèmes d’information
    • une ou plusieurs étapes à échéances espacées dans le temps

Nous prenons en charge ces activités. En vous reposant sur notre expertise en matière de gestion des processus, vous pouvez gagner 20% à 30% d’efficacité globale sur les activités Back-Office. Nos experts vous aident ainsi à :

  • maximiser la qualité de traitement (faire réaliser la bonne tâche par la bonne personne)
  • optimiser la rapidité des traitements (objectif : diminuer la durée totale de gestion du processus)
  • rationaliser l’organisation et piloter finement l’avancement de chaque processus

Pour vous accompagner dans cette démarche, sur tout ou partie d’une activité Back-Office, nos équipes :

  • Réalisent une étude approfondie de vos processus Back-Office et de votre organisation (activation, réclamations, gestion des emails..
  • Analysent et vous soumettent les opportunités d'optimisation et d'économies :
    • amélioration de process (parallélisation des tâches, automatisation, robotisation…)
    • outillage (plateforme Back-Office, document management, pilotage…)

          En documentant chaque proposition avec les délais de mise en oeuvre, les coûts, le ROI estimé

  • Gèrent vos opérations

Le + Comdata : Nous mettons à votre disposition une plateforme de gestion des activités Back-Office que nous avons nous-même développée.

Community Management

Gagnez en visibilité sur les réseaux sociaux
Avec la place de plus en plus importante des réseaux sociaux dans les stratégies marketing et de communication des entreprises, le Community Management a maintenant un rôle central dans le développement d’une marque et de sa communauté : visibilité et notoriété, préférence de marque, engagement des consommateurs, interaction avec la communauté, génération de leads …

Il vous est indispensable de bien les maîtriser pour en tirer le meilleur profit !

Pour vous aider, les équipes de Comdata :

  • Définissent la stratégie éditoriale et de contenus
  • Mettent en place un planning d’animation
  • Analysent les résultats dans des reportings et proposent des recommandations stratégiques avec nos experts Social Media Analystes et Stratégistes
  • Modèrent vos contenus

Administration des ventes

Simplifiez l’administration des ventes
En tant qu’expert du Process Management depuis plus de 30 ans, nous nous appuyons sur plus de 250 experts process et des solutions outils innovantes pour opérer efficacement et optimiser vos activités d'administration des ventes :

  • Gestion des commandes, administration post-vente, gestion de la facturation client :
    • Saisie manuelle de commandes
    • Relance pour pièces justificatives
    • Saisie des règlements
    • Gestion des règlements, avec différents modes de paiement
    • Gestion des recouvrements : de la relance amiable au recouvrement judiciaire
  • Activités de trésorerie et rapprochement bancaire :
    • Rapprochement bancaire
    • Prévision de trésorerie
  • Process achat, gestion des fournisseurs :
    • Rapprochement bon de commande / facture fournisseur
    • Saisie de facture fournisseur
    • Gestion des règlements

Pour optimiser l'efficacité de vos opérations, nous intégrons dans notre offre un ensemble de services à très forte valeur ajoutée et des innovations permettant de fluidifier la gestion du process :

  • Solutions d’accompagnement vidéo permettant de collecter les documents en un seul appel (cas de documents illisibles par exemple)
  • Recherche automatique de mots-clés dans une image
  • Plateforme de gestion optimisée des différentes tâches de Back-Office
  • Automatisation

Nous nous appuyons en outre sur nos BU expertes en gestion documentaire (Comdata Digital) et activités post-vente (Cash Management Services - CMS)

Pour vous accompagner dans cette démarche, nos équipes :

  • Cartographient & analysent les performances de l’organisation en place
  • Classifient les tâches qui peuvent être optimisées, automatisées, parallélisées dans la chaîne de gestion post-vente
  • Intègrent et développent des outils et technologies sur-mesure dont vous avez besoin (solutions de téléphonie, de paiements, d’archivage sécurisé, de signature électronique de contrat…)
  • Pilotent les opérations en mettant à votre disposition des solutions de reporting en temps réel et de CRM en fonction de vos besoins

Gestion des contrats

Améliorez l’expérience client dès le début de la relation
Nous nous engageons à prendre en charge vos clients via un service d’accueil, qui va de la proposition de contrat à la réception de la première facture. Lors de cette phase d’acquisition réussie, plusieurs contacts sont nécessaires avec le client. Ces différentes étapes de ce cycle de vie ont pour objectif de :

  • Réduire le taux de churn et de désabonnement ;
  • Augmenter le taux de paiements spontanés sur la première facture ;
  • Augmenter la durée de vie moyenne du client.

Pour vous accompagner dans cette démarche, nos équipes mettent en place différentes actions :

  • Communication push client aux points clés du processus d'activation
  • Prise en charge des appels pour soutenir le début du cycle de facturation
  • Consolidation de la fidélisation des clients finaux grâce à des campagnes de propositions de facturation en ligne et à des outils d'autogestion de la santé

Recouvrement et gestion de crédits

Optimisez votre poste client et améliorez votre DSO tout en prenant soin de votre Relation Client

France Contentieux et Cash Management Services, filiales du Groupe Comdata sont spécialisées dans l’optimisation du poste client. Depuis 45 ans, nous intervenons en France et à l'international auprès de grands acteurs du B2C comme du B2B. Nous sommes membre actif des principales associations de notre secteur : FIGEC, FENCA, ECA, LIC et GCS.

Notre démarche s’inscrit au cœur de votre relation client, pour une Expérience Financière client différenciante.

Nos solutions sur-mesure visent à créer de la valeur, optimiser votre trésorerie et limiter les risques liés au poste client.

Nos services couvrent l’audit de la chaîne « order to cash », l’externalisation du poste client, le recouvrement de créances, le renseignement commercial et la relance en marque blanche. Nos services reposent sur les technologies les plus innovantes et les plus sophistiquées pour atteindre vos objectifs.

Nos équipes bénéficient de programmes de formations spécifiques, afin de vous garantir l’intervention de véritables experts du poste client.

  • Audit / Conseil - Order to Cash

Nous établissons un diagnostic précis et opérationnel de votre organisation et process. Nous vous faisons bénéficier de nos connaissances des meilleures pratiques et vous recommandons les actions d’amélioration les plus pertinentes. 

Nous vous accompagnons dans la mise en place de KPIs permettant le pilotage et la mesure des actions mises en oeuvre.

  • Renseignement commercial

Connaître vos clients, vos fournisseurs ou vos partenaires est crucial pour limiter vos risques commerciaux.

Nous vous fournissons toute l’information nécessaire sur les entreprises grâce à des rapports d’enquêtes personnalisés et actualisés par notre réseau de correspondants dans le monde entier.

  •  Externalisation du poste client

Pour vous permettre de vous concentrer sur votre coeur de métier, nous vous offrons une solution bout-en-bout couvrant l’ensemble du cycle de vie d’une facture.

Nous intervenons en votre nom (marque blanche) ou en notre nom, et construisons ensemble la solution la plus adaptée en fonction de vos besoins comme par exemple :

  1. l'externalisation de 80% de vos comptes clients représentant 20% du CA mais ayant un coût de gestion interne très élevé
  2. l’externalisation pour répondre à une forte saisonnalité de vos ventes 
  3. l'externalisation ponctuelle dans le cadre d’opérations spécifiques (mise à jour des balances clients, rattrapage des retards…)
  •  Recouvrement amiable

Vous bénéficiez de la souplesse de nos services de recouvrement de créances sans abonnement. Nous nous rémunérons par une commission au succès sur les sommes récupérées.

  •  Recouvrement judiciaire

Notre département juridique réalise pour vous l’ensemble des démarches judiciaires : 

  1. les actions de contraintes par le débiteur par toutes voies de droit ( en fonction du pays) en vue d’obtenir le paiement 
  2. le suivi et l’obtention des jugements
  3. l'exécution forcée de la décision par l’intermédiaire de notre réseau d’huissiers de justice

Gestion et analyse de documents

Fluidifiez et simplifiez la gestion de vos documents clients
En tant qu’expert du Process Management depuis plus de 30 ans, nous nous appuyons sur plus de 250 experts process et des solutions innovantes pour opérer efficacement et optimiser vos activités de gestion documentaire :

  • Réception TSA / Libre réponse
  • Préparation, ouverture des plis
  • Numérisation
  • LAD/RAD, vidéocodage avec traitement des rejets par nos équipes
  • Indexation et intégration des données dans vos systèmes d’information
  • Archivage physique et/ou numérique sécurisé
  • Éditique sortante

Afin d’optimiser l'efficacité de vos opérations, nous intégrons dans notre offre un ensemble de services à très forte valeur ajoutée et des innovations, dont des solutions d’accompagnement vidéo permettant de collecter les documents en un seul appel (cas de documents illisibles par exemple), mais aussi des solutions de recherche automatique de mots-clés dans une image.

Pour vous accompagner dans cette démarche de gestion documentaire, nos équipes :

  • Cartographient & analysent les performances de l’organisation de gestion documentaire en place
  • Classifient les tâches qui peuvent être optimisées, automatisées, parallélisées dans la chaîne de gestion
  • Intègrent et développent des outils, technologies sur-mesure et machines dont vous avez besoin : ouverture de plis, plateforme de  numérisation, LAD/RAD et interface de vidéocodage, solution de gestion automatisée des métadonnées, coffres forts numériques, plateforme Back-Office d’exploitation des documents
  • Mobilisent les équipes idoines pour préparer les documents et traiter les cas de rejets
  • Pilotent les opérations en mettant à votre disposition des solutions de reporting en temps réel et de CRM en fonction de vos besoins

Contrôle de la fraude

Anticipez et traitez les situations de fraude
Comdata fait bénéficier ses clients de 30 ans de savoir-faire en matière de gestion et d’optimisation des traitements Back-Office, c’est-à-dire toutes les tâches réalisées par l’entreprise et ses partenaires pour satisfaire ses clients sans interaction avec le Front-Office :

  • Gestion des réclamations
  • Saisie, suivi, modification de commande
  • Administration des ventes, activation des services
  • Gestion des erreurs et exceptions de process
  • Activité comptable de premier niveau
  • Gestion des suspicions de fraude
  • Gestion des sinistres

En d’autres termes, les dispositifs de Back-Office proposés gèrent :

  • Toutes les opérations qui ne peuvent pas être traitées par le Front-Office directement
  • Tous les traitements qui ne peuvent pas être réalisés en mode selfcare par le client final (Web ou App)
  • Toutes les demandes et les cas non standards et/ou complexes
  • Tous les traitements qui sollicitent
    • un ou plusieurs contributeurs (internes & externes)
    • un ou plusieurs systèmes d’information
    • une ou plusieurs étapes à échéances espacées dans le temps

En vous reposant sur l’expertise de Comdata en matière de gestion des processus, vous pouvez gagner 20% à 30% d’efficacité globale sur les activités Back-Office en :

  • maximisant la qualité de traitement (faire réaliser la bonne tâche par la bonne personne)
  • optimisant la rapidité des traitements (objectif : diminuer la durée totale de gestion du processus)
  • rationalisant l’organisation et en pilotant finement l’avancement de chaque processus

Pour vous accompagner dans cette démarche, nos experts :

  • Réalisent une étude approfondie de vos processus Back-Office et de votre organisation (activation, réclamations, gestion des emails...)
  • Analysent et vous soumettent les opportunités d'optimisation et d'économies :
    • amélioration de process (parallélisation des tâches, automatisation, robotisation…)
    • outillage (plateforme Back-Office, document management, pilotage…)

          En documentant chaque proposition avec les délais de mise en oeuvre, les coûts, le ROI estimé

  • Gèrent vos opérations

Le + Comdata : Comdata a développé une plateforme de gestion des activités Back-Office qu’elle met à votre disposition.


 

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